タスク管理をする方法のひとつに手書きのノートがあります。一方で、「デジタルツールではなくノートで管理することにメリットはあるのか。」「ノートでタスク管理するためにはどのような方法があるのか。」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。   ノート管理のメリットと方法を理解すれば、デジタルツールと簡単に比較できるようになります。そこで今回は、ノートで仕事のタスク管理をする3つのメリットと方法を中心にご紹介します。   タスク管理を社員に一任している非IT企業の担当者の方は必見です。

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ノートでタスク管理をする3つのメリット

手元にあるノートでタスク管理をするのは「手軽にできる」というだけでなく、ほかにもいくつかのメリットがあります。以下では、ノートでタスク管理をする3つのメリットをご紹介します。

思考が整理される

ノートに文字を書く作業は、頭のなかで複雑になった思考をひとつひとつ整理します。デジタルデバイスの操作に気を取られないので、余すことなく頭のなかを空っぽにできるのです。   ノートで思考を整理できれば「これからやるべきこと」「やる必要のないこと」の境界が明確になります。そのため、アイデアをすぐに行動に移せたり目の前のことに集中できるようになったりするのです。   頭のなかで考えていることをノートに書き記すのは記録を残すだけでなく、思考を整理して次のアクションを起こしやすくするというメリットがあるのです。

記憶に残りやすい

また、ノートに手書きをすれば記憶に残りやすくなります。あるアメリカの研究ではパソコンで講義内容のメモをとる学生よりも、ノートを利用する学生の方が記憶の定着がしやすいという結果が出ています。   反対にキーボードで文字を入力するのは脳への刺激が少ないと言われています。そのため、タスクのようなプロジェクトの進捗に影響する重要なものを記録するのに、ノートは向いている可能性があるのです。   以上のように、手書きは記憶に定着しやすいことが脳科学的な研究から支持されており、タスク管理においてもメリットになります。

タスクの洗い出しが簡単

ノートを利用すればタスクの洗い出しが簡単になるメリットがあります。タスクの洗い出しとは、プロジェクトの達成に必要なやるべきこと(タスク)をすべて明らかにする作業を指します。   下図のように、ノートは自由に使えるのでタスク同士の関係(並列または直列、親または子)を簡単に記述できます。反対に、デジタルツールであれば記号を入力するなどの手間がかかります。  

並列と直列、親と子のタスクの関係のイメージ図です

そのため、タスク管理で重要なポイントであるタスクの洗い出しが簡単にできるのは、その後のプロジェクトの成功にも関わる大きなメリットと言えます。

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タスクの洗い出しの3ステップ

プロジェクトなどを進める上で重要な作業のひとつがタスクの洗い出しです。タスクの洗い出しを正しい手順でやることでタスクの抜け漏れや遅延を防げます。   以下では、タスクの洗い出しの3ステップをご紹介します。

アップストリーム型でタスクを書き出す

タスクの洗い出しはアップストリーム型を活用しましょう。アップストリーム型とはプロジェクトの目的から成果を考えて、それぞれに必要なタスクを書き出していく方法です。  

タスクを洗い出すアップストリーム型のイメージ図です

アップストリーム型にはタスクの抜け漏れを防止するというメリットがあります。反対に、思い浮かんだタスクを無作為に書き出していく方法では、具体的にイメージできるタスクしか拾えないという課題があるのです。   そのため、タスクの洗い出しではアップストリーム型を採用し、タスクの抜け漏れを可能な限り回避しましょう。

可能な限りタスクを細分化する

次に、アップストリーム型で洗い出されたタスクを可能な限り細分化します。   洗い出したタスクは抽象度が高いので、社員は何をすれば良いか分かりません。そのため、タスクを割り振られた社員がすぐに行動に移せるほど具体的なタスクになるまで細分化しましょう。   たとえば、「A社と共同事業についてミーティング」というタスクの場合、「A社の担当者との日程調整」「過去資料の整理」「ミーティング時の資料作成」など複数のタスクに分けられます。   以上のように、社員がすぐに行動に移せるかを基準にタスクを細分化すれば、タスクごとに明確な期限を設定できるのでプロジェクトの進捗把握の精度も向上します。

タスクの優先度を決める

最後に、タスクの優先度を決めましょう。限られた人材と時間で効率的にプロジェクトを進めるためにはタスクに優先順位を付ける必要があるのです。   タスクの優先度をより正確に見極めるためには、タスクの重要度と緊急度の2つの指標を使います。具体的には、以下のように縦軸に重要度、横軸に緊急度をとった4つの分類にタスクを分けます。  

タスクの優先度を決めるマトリクスのイメージ図です

振り分けられたタスクの基本的な優先度は ①>②>③>④ です。以上のように、優先的に取り組むタスクを可視化すれば「次に何をすべきか」を常に考える必要がない環境づくりができるのです。

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ToDoとバレットジャーナルの違い

タスク管理をノートでする方法にはToDoとバレットジャーナルがあります。自社の環境により合う方法を選択して導入してみましょう。   以下では、ToDoとバレットジャーナルの特徴をそれぞれ詳細にご説明します。

ToDoとは

ToDo(トゥードゥー)とはやるべき作業や仕事を指す単語です。そのため、ToDoを適切に管理すれば業務がスムーズに進行したり、納期に遅れてしまうというようなトラブルを防止したりできます。   たとえば、「◯月×日にA社に連絡する」という業務をToDoで管理すれば、ずっと覚えておく必要がないのでうっかり忘れてしまうリスクを減らせます。このようなToDoをいくつも一覧管理するものをToDoリストと言います。   ToDoは手書きノートでやるべき作業・仕事を管理する方法のなかで、もっとも簡単な方法のひとつです。そのため、あらゆる業界のビジネスマンが活用している管理方法と言えます。

バレットジャーナルとは

バレットジャーナルは、やるべき作業や仕事を箇条書きで見えるかし管理する方法です。タスクを短いフレーズで書き出して、項目の先頭にバレットと呼ばれる[・]やラピッドロギングと呼ばれる[-、>、<、×、*、…]を活用して管理するのです。   バレットジャーナルでタスク管理するためには、以下のスケジュール帳を基本とする4つのコンテンツが必要です。  

  • INDEX(インデックス)

どこのページに何のコンテンツがあるかを瞬時に判断するための目次です。

  • Future Log(フューチャーログ)

年間カレンダーにあたるもので長期的なスケジュールからタスクを確認します。

  • Monthly Log(マンスリーログ)

月間スケジュールにあたるもので中期的なスケジュールからタスクを確認します。

  • Daily Log(デイリーログ)

1日の業務時間でやるべきことを詳細に記載する項目です。 以上のように、バレットジャーナルでは1日のような短期間だけでなく中長期的な視野で業務を俯瞰できるのです。そのため、スケジュール管理だけでなく社員が課題を自分自身で発見する機会につながります。

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ToDoの書き方

ToDoはもっとも簡単にタスクを管理する方法で、以下のようにチェックボックス(□)を使って書くのが一般的です。   ToDoリストの書き方のイメージ画像です 完了した作業からチェックマーク(✔︎)を付ければ、まだ終わっていないタスクが何なのかが簡単に把握できます。さらに、チェックマークを確認して「これだけ作業を進めた。」とモチベーションを維持するのにも役立ちます。   また、ToDoを書き出す時には状況ではなく行動を書きましょう。たとえば、ToDoを「〇〇を作成する必要がある」と記載すると具体的に何をすれば良いのか分かりません。   そのため、言い切りの形で「〇〇を作成する」と記載します。ToDoを活用する場合には、社員の誰が見てもすぐに行動に移せるほど具体的かが重要な基準になるからです。

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バレットジャーナルの書き方

バレットジャーナルの主役は、1日の業務でやるべきことを記録するデイリーログです。具体的には、以下のように各種マークを活用してデイリーログを作成します。  

バレットジャーナルの書き方のイメージ画像です

ノートでタスク管理すると、手書きゆえにスピーディーな編集・管理ができないのがデメリットです。しかし、バレットジャーナルでマークを活用した管理をすれば無駄を省いて仕事ができます。   ただし、 バレットジャーナルの効果を最大限得るためには基本的な記法・ルールを覚える必要があります。また、チームで管理する場合には個人差がでないように、徹底した運用方法の統一と共有が必要になるので注意しましょう。

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タスク管理のすべてをノートでやるのは危険?!

ノートでタスク管理する方法にはバレットジャーナルなどもあります。しかし、バレットジャーナルなどでタスク管理をするのには注意が必要です。   以下は、ノートでタスク管理をする場合に起こる代表的な3つのデメリットです。  

  1. 通知機能がないのでタスクのやり忘れが発生する

手書きは記憶に定着しやすいですが、すべてを完璧に記憶できるわけではありません。

  1. 社員間で共有できない

チーム全体の統括が難しくなり、社員間の連携も上手く機能しません。

  1. タスクの検索ができない

目的の情報を見つけ出すのに手間と時間がかかります。 以上の3つのデメリットはノートの書き方や方法に限らず、ノートでタスク管理をすれば必ず直面する課題です。タスクの洗い出しまではノートに大きなメリットがありますが、タスク管理のすべてを手書きのノートでするのには限界があります。

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タスクを忘れないように管理できるおすすめツール

以下では、タスクを忘れないように管理できるおすすめツールをご紹介します。   手書きのノートでタスク管理をすると常にノートを確認しなければならないので、タスクのやり忘れが起こってしまう可能性があります。しかし、タスク管理ができるITツールがあれば期限が近づくと通知がされるので、締切を忘れずに仕事が進められるようになるのです。   しかし、タスク管理を属人的に、かつノートで行っている場合は何も考えずITツールを導入しただけでは、社内に抵抗感が生まれ定着しません。タスク管理のために作られた専門のツールが必須です。   通知機能のあるツールのなかでもチームのタスク管理にもっとも最適と言えるのはBacklogです。Backlogはタスク管理に必要な機能を過不足なく搭載しているので使い勝手が良く、チームのタスク管理の一元化まで実現できるツールです。

タスク管理に関する機能がオールインワン:Backlog

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Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、タスク管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

  • IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。
  • 導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。
  • エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

  • スタータープラン:2,640円/月(ユーザー数30人まで)
  • スタンダードプラン:12,980円/月(ユーザー数無制限)
  • プレミアムプラン:21,780円/月(ユーザー数無制限)
  • プラチナプラン:55,000円/月(ユーザー数無制限)

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ノートで仕事のタスク管理をする3つのメリットと方法まとめ

ノートでタスク管理をするメリットは思考が整理されて記憶に残りやすいことのほかに、タスクの洗い出しが簡単なことが挙げられます。しかし、手書きノートでタスクを適切に管理したり活用したりするのは困難です。   そのため、タスクの洗い出しが完了したらデジタルツールを導入するのが最適です。とくに、効率的なタスク管理にためにも必要な機能を過不足なく搭載している、Backlogのようなツールを使った管理が必要と言えます。Backlogはカンバン形式のタスク管理機能はもちろん、タスク管理に関する機能がオールインワンで詰まっているツールです。   無料トライアルもできるので、ぜひBacklogで効率的なタスク管理を社内で実現しましょう。  

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