プロジェクト・業務のやるべきことを管理する手法のひとつにタスクマネジメントがあります。しかし、タスクマネジメントに馴染みがない場合「具体的にタスクマネジメントがどのようにチームに貢献するのか想像できない。」という方も多いのではないでしょうか。   そこで今回は、タスクマネジメントの概要、誰でも管理できる4つの方法を中心にご紹介します。   プロジェクトや業務の進捗などに課題を感じている担当者の方は必見です。

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タスクマネジメントとは？

タスクマネジメントの目的や導入すべき理由を理解していれば、一般的な方法論ではなく自社にあったやり方でタスクマネジメントできるようになります。以下では、タスクマネジメントの概要などを中心にご紹介します。

タスクマネジメントの概要

タスクマネジメントは、期限がある仕事を適切に処理できるように調整・管理することを指します。具体的にはタスクの優先順位を設定したり、タスクを分担したりする業務全般です。   大きなプロジェクトではタスクが複雑になるので、適切にマネジメントするのが困難になります。そのため、「タスクマネジメントの能力を鍛える」や「タスクマネジメントが効率的にできる方法を見つける」などの対応が必要です。

タスクマネジメントが必要な理由

タスクマネジメントをするチームは多くのメリットが得られますが、反対にタスクマネジメントができていない場合にはデメリットを被ります。以下は、タスクマネジメントが必要な3つの理由です。  

  • 業務全体が把握できる

目の前のタスクだけでなく全てのタスクを俯瞰して確認できるようになります。そのため、「進捗は順調か。」「トラブルは発生していないか。」などを考える余裕が生まれます。

  • タスクの抜け漏れが予防できる

タスクマネジメントではプロジェクトの成功に必要なタスクを可視化するので、タスクの抜け漏れが減ります。タスクの抜け漏れが起こると納期が遅れるなどの問題につながるのです。

  • 限られたリソースで成果を出せる

適切なタスクマネジメントが実施されている企業は、限られた人材や予算でも最大限の成果を出しています。なぜなら、業務上のムダ・ムラが改善され社員ひとりひとりの生産性が向上するからです。 以上のような3つの理由はあらゆる企業に共通する要素です。そのため、タスクマネジメントは業界や企業規模の大小に限らず必要な管理手法なのです。

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タスクマネジメントの主要な4つの方法

「タスクマネジメントはこうあるべきだ」という正解はありません。タスクマネジメントをする方法は多種多様ですが、以下では代表的な4つの方法をご紹介します。

メモ帳

手軽にタスクマネジメントができる方法のひとつにメモ帳があります。以下は、メモ帳でタスクマネジメントするメリットとデメリットです。  

  • メリット

(1)使い方を覚える必要がない (2)独自の使い方やカスタマイズができる

  • デメリット

(1)持ち運びが必要なので忘れないようにする必要がある (2)気軽に修正ができない (3)書いたこと自体を忘れてしまう (4)ほかの社員に共有できない メモ帳はもっとも気軽にタスクマネジメントができる方法ですが、タスクを忘れてしまったり共有ができなかったりするデメリットもあらかじめ理解しておく必要があります。

電子メール

業務コミュニケーションが電子メールの場合、受信ボックスなどを活用してタスクマネジメントができます。また、メモ帳はほかの社員と共有できませんが、メールにはCCやBCCがあります。以下は、電子メールでタスクマネジメントするメリットとデメリットです。  

  • メリット

(1)使い慣れたメールで管理できる (2)返信から質問やタスクの完了を知らせられる

  • デメリット

(1)別のコミュニケーションツールを利用していると情報が分散する (2)メール以外のタスクが管理できない (3)リアルタイムで進捗把握できない メール以外のツールでも社内コミュニケーションが行われていると情報が分散してしまい、「頼まれたタスクはどこに記載されているのか。」と分からなくなります。また、メールで依頼されたこと以外のタスクは管理できない場合が多いので、利用用途が狭くなってしまう恐れがあります。   そのため、メールでのタスク管理は非効率になる可能性があるのです。

表計算ソフト

Excel（エクセル）やスプレッドシートといった表計算ソフトはタスクを一覧管理したい場合に有効です。以下は、表計算ソフトでタスクマネジメントするメリットとデメリットです。  

  • メリット

(1)タスクを一覧で管理できる (2)ほかの業務でも利用しているので慣れている

  • デメリット

(1)（Excelの通常利用では）リアルタイムで進捗共有できない (2)（Excelの通常利用では）複数人で同時編集できない (3)ファイルやURL管理が面倒 (4)期限までに通知されないので忘れてしまう チームでタスクマネジメントする場合、社員間でファイルを共有する必要があります。しかし、情報がリアルタイムで反映されず、複数人で編集すると正常に保存されないなどの問題があるのです。   また、表計算ツールでタスクの期限を管理しても、忘れないように通知する機能はないのでタスクの抜け漏れは防げません。表計算ツールでタスクマネジメントする場合には、以上のようなデメリットがあることを理解した上で導入を検討しましょう。

ITツール

タスクマネジメントをもっとも効率的にできるのがITツールです。タスクマネジメントに特化したツールを導入すれば、管理環境を一から構築する必要はありません。以下は、ITツールでタスクマネジメントするメリットとデメリットです。  

  • メリット

(1)効率的にタスク管理できる (2)豊富な機能が利用できる (3)チームのタスクマネジメントに最適

  • デメリット

(1)ITに詳しくないと使いこなすのに時間がかかる (2)機能が不足しているとツールを横断する必要がある (3)運用コストがかかる タスクマネジメントに必要な機能を過不足なく備えたツールであれば、複数のツールを契約する必要がないので低コストで運用できます。たとえば、タスクマネジメントに適しているツールのひとつにBacklogがあります。Backlogは、カンバン形式のタスク管理機能はもちろん、ガントチャート機能やマイルストーン機能を備えており、タスク管理に関する機能がオールインワンで詰まっているツールです。

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【3つの選定ポイント】研修なしでも簡単にタスクマネジメントできるITツール

これまでご紹介したタスクマネジメントをする4つの方法のなかで、もっとも効率的かつ簡単にタスクマネジメントできるのがITツールです。そこで以下では、研修なしでも簡単にタスクマネジメントできるITツールを選ぶ3つの選定ポイントをご紹介します。

タスクの条件検索や依頼が簡単にできるか

まず、効率的なタスクマネジメントをするために、タスクの条件検索と依頼が簡単にできるかを確認しましょう。   タスクの条件検索は、膨大なタスクのなかから確認したいものだけをピックアップする機能です。たとえば、ある社員のタスクだけを確認したい場合には”担当者”の条件で検索すれば、対象となる社員のタスクが一覧で確認できます。   また、タスクの依頼は数クリックでほかの社員にタスクを割り振れる機能です。従来は、口頭やチャットツールでの依頼で伝達ミスなどが多発していましたが、タスクマネジメントに特化したツールであれば情報のすれ違いを防げます。   以上のように、タスクの条件検索と依頼機能は効率的なタスク管理に欠かせません。

タスクと情報をまとめて管理できるか

次に、タスクに関連する情報も管理できるかチェックします。タスクと情報を別のツールで管理してしまうと情報が分散してしまい、多くのデメリットが生じるからです。   たとえば、従来タスクに関連する情報はクラウドストレージツールなどにファイル形式で管理されていました。しかし、何階層にも分類されたフォルダのなかから必要なファイルを探すのは時間がかかり非効率です。   ビジネスマンが資料探しに費やしている時間は年間80時間以上と言われています。そのため、タスクと情報を紐づけて管理することは約10日分の業務効率化の効果があると言えます。

シンプルな見た目で直感的に操作できるか

まず、ITツールがシンプルな見た目で直感的に操作できるかをチェックしましょう。タスクマネジメントでは社員の進捗を確認する必要があるので、社員が使いこなせないほど設計が複雑なツールでは意味がないのです。   反対に、タスクマネジメントに必要な機能を過不足なく搭載しているITツールはシンプルなデザインになっており、どこに何の機能があるのかが一目瞭然です。そのため、社内教育に多くのコストを割く必要もなくなります。   以上のように、ITツールを選定するときにはシンプルな見た目で直感的に操作できるかどうかを必ずチェックしましょう。

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誰でもタスクマネジメントが上手い人になれるおすすめのITツール

以下では、誰でもタスクマネジメントが上手い人になれるおすすめのITツールをご紹介します。   誰でもタスクマネジメントが上手い人になるためには、効率的なタスクマネジメントに必要な機能が過不足なく利用できるITツールを選びましょう。タスク管理に関する機能がオールインワンで詰まっていれば、その場に合わせて機能を使い分けることで簡単にタスクマネジメントできます。   たとえば、タスクマネジメントの機能に過不足がないツールのひとつにBacklogがあります。Backlogはチームで発生するすべてのタスク管理を一元化できるツールです。

タスク管理に関する機能がオールインワン：Backlog

Backlog

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Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、タスク管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

  • IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。
  • 導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。
  • エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

  • スタータープラン：2,640円／月（ユーザー数30人まで）
  • スタンダードプラン：12,980円／月（ユーザー数無制限）
  • プレミアムプラン：21,780円／月（ユーザー数無制限）
  • プラチナプラン：55,000円／月（ユーザー数無制限）

Backlogの料金の詳細はこちらから

タスクマネジメントとは？誰でも管理できる4つの方法をご紹介！まとめ

タスクマネジメントとは、期限がある仕事を適切に処理できるように調整・管理することです。メモ帳や電子メール、表計算ソフト、ITツールなどの方法でタスクを管理します。   以上のように管理方法は多種多様ですが、効率的かつ簡単にタスクマネジメントするためにはBacklogのようなツールでの管理が必要です。Backlogはタスク管理に関する機能がオールインワンで詰まっている、タスク管理のために作られた専門ツールです。   無料でトライアルできるので、ぜひBacklogでチームのタスクマネジメントを行ってプロジェクトや業務をよりスムーズにしましょう。

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