タスク管理はすべての業界・職業・職種に共通して必要なスキルです。一方で、「チームでタスク管理をしようとさまざまな方法を実践したがなかなか上手くいかない。」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。   しかし、優秀な社員が実践している方法が分かれば、誰でも効果的なタスク管理ができるようになります。そこで今回は、タスク管理が上手い人が実践する5つの方法を中心にご紹介します。   プロジェクトや業務を効率化させてミスや遅延などを予防したいと考える担当者の方は必見です。

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一般的なタスク管理の流れとポイント

タスク管理の上手い人が実践している方法を知る前に、一般的なタスク管理の流れとポイントをおさらいしておきましょう。  

  1. すべてのタスクを洗い出す

ポイント:漏れと重複がないようにする。

  1. タスクに優先順位をつける

ポイント:優先順位をつけることで次にやるべきことが明確になる。

  1. スケジュールを設定する

ポイント:タスクの期限にはトラブルに対処できるくらいの余裕を持たせる。

  1. 優先順位ごとにタスクをこなす

ポイント:同時に2つ以上のタスクを進めようとせず、1つのタスクに集中する。

  1. 完了したタスクを消す

ポイント:未完了のタスクと見分けられるように適切に管理する。 多くのビジネスマンが上記の流れでタスク管理をしていますが、なかなか上手くいかないケースもあります。そのため、仕事のできる優秀なビジネスマンが実践しているタスク管理の方法を学ぶ必要があるのです。

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タスク管理が上手い人が実践している5つの方法

タスク管理の能力は天性の才能ではなく訓練で身につきます。そして、タスク管理の上手い人が増えればチームにとって大きなプラスになります。   そこで以下では、タスク管理が上手い人が実践している5つの方法をご紹介します。

タスクの抜け漏れを防ぐ方法

タスク管理の抜け漏れを防ぐためのアップストリーム型のイメージ図です

タスクの抜け漏れを防ぐためにはアップストリーム型の洗い出し方法が有効です。アップストリーム型とはプロジェクトの目的を起点として、実際の作業とは逆の方向でタスクを洗い出す方法です。   具体的にはプロジェクトの目的を明確にし、目的を達成するための成果物(アウトプット)を書き出します。そして、最後に成果物ごとに必要な作業を過不足なく順番に並べる方法です。   以上のようにアップストリーム型でタスクの洗い出しをすれば、作業の必要性を検討しながら洗い出しができるのでタスクの抜け漏れが起こる可能性が低くなるのです。

タスクの優先度を簡単に決める方法

タスクの優先度を決めるためのマトリクスのイメージ図です

縦軸にタスクの重要度を、横軸にタスクの緊急度をとったマトリクスを利用すれば、誰でも簡単にタスクの優先度を決められます。すべてのタスクを同時に進めることや、限られたリソースを均等に使うことはできないので優先度を付ける必要があるのです。   タスクの優先度が高い順番に並べると、 ①>②>③>④ となります。とくに①は重要度が高く、緊急度も高いのでプロジェクトの成功に大きく関わるタスクが該当し、もっとも時間と労力をかける必要があります。   以上のように、「優先度」という曖昧な基準を「緊急度」と「重要度」という2つの指標を使えば、誰でも簡単に設定できるようになります。

タスクのリードタイムを短くする方法

タスクのリードタイムを比較するためのイメージ図です

タスクのリードタイムを短くするためには、タスクを一個流し(シングルタスク)で処理するのが有効です。タスクのリードタイムとは、タスクを開始した時点と終了した時点の時間・日数を指します。   たとえば、9日間で3つのタスクをする場合を考えます。   イメージ図の上部のようにタスクA、B、Cを3回に分けて9日間で均等に処理すると、それぞれのリードタイムは7日になります。しかし、イメージ図の下部のように一個流しでタスクを処理すれば、タスクA、B、Cのリードタイムは3日になります。   そのため、どちらも同じ期間に3つのタスクが完了していますが、タスクを一個流しで処理すれば後工程に控えているタスクが早めに処理できるなどのメリットがあります。

タスクの遅延を回避する方法

タスクの遅延を回避する1列待ちのイメージ図です

何らかのトラブルでタスク処理に遅延が発生してしまうのを回避するために1列待ちをしましょう。タスクの1列待ちではタスクの割り当てをせず、タスクが完了した社員から優先度の高いタスクを順番に処理していく方法です。   タスクの1列待ちを導入すれば担当者ごとの負荷が均等になるので、タスクの進捗が遅れる事態を防げます。また、タスクの切り替えがなくスムーズに作業に取り掛かれるので、タスク処理にかかる労力もセーブできる可能性があります。

タスクを最適に社員へ割り当てる方法

タスクを人に割り振る方法のイメージ図です

タスクが集中する社員と割り当てが少ない社員の格差を無くすためには、「タスクに人を割り振る」方法を使いましょう。基本的なタスク管理は「人にタスクを割り振る」ものですが、1人の担当者に割り当てるのが前提になるので能力がない人には割り当てできず、マネジメント側の選択肢が狭くなってしまいます。   そのため、能力の高い人ほどタスクが集中する過負荷な状態になります。一方で、タスクが割り当てられない社員は成長機会が少なくなるのでなかなか戦力になれない問題が起こるのです。   そこで、タスクに人を割り振る方法が効果的です。タスクAに必要な処理能力が不足しており反対にタスクBに余剰があった場合、タスクBの担当社員をタスクAの担当に追加するなどの柔軟な対応が可能になります。   以上のように、タスクを人に割り振る方法を使えば簡単に社員間の格差を是正できます。

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タスク管理ツールをおすすめする3つの理由

チームでタスク管理する場合にはこれまでご紹介した5つの方法だけでは不十分であり、タスク管理ツールのサポートが必要になります。以下では、タスク管理ツールの導入をおすすめする3つの理由をご紹介します。

誰でも簡単に効率的なタスク管理ができる

これまでご紹介してきた5つの方法は一朝一夕で成果を出せるものではありません。しかし、タスク管理ツールを利用すれば誰でも簡単にタスク管理を効率化できます。   たとえば、タスク管理ツールに登録したタスクはリアルタイムで全社に共有されるので、ほかのチャットツールを使って周知する必要がなくなります。また、上司が部下にタスクの割り振りをしたいときには担当者を設定するだけで、部下にタスクが割り振られて自動的に通知がされます。   さらに、ある締切までのタスクだけを確認したい場合には、条件検索すれば締切が近いタスクを一覧で表示できます。   以上のように、タスク管理ツールを導入すれば、知識がなくても簡単に効率的なタスク管理が可能になるのです。

チームで進捗状況の共有ができる

ビジネス利用の進捗管理ツールは、個人ではなくチームでも進捗状況が共有できるというメリットがあります。   プロジェクトのマネジメントをするためには社員が担当しているタスクの進捗をリアルタイムで把握しなければなりません。なぜなら、個人だけで進捗管理するツールを導入してしまうと、トラブルの発生に気づかずに後工程で大きな遅延などを引き起こすリスクが高くなるからです。   そのため、社員の課題を早い段階で察知するためにもチームで社員ひとりひとりの進捗状況を共有できるツールが必要不可欠です。

タスクに必要な資料が管理できる

一部のタスク管理ツールにはタスクだけでなく、タスク処理に必要な情報をストックできるツールがあります。タスク処理に必要な資料とタスクと紐づけておけば情報の一元管理ができるため、複数のツールを使い分ける必要がなくなりコストの削減になります。   また、情報の一元管理は「あの情報はどのツールで管理されているのか。」とPCのなかを何度も探す手間と時間を減らします。ビジネスマンは資料を探すために年間80時間以上の時間を無駄にしていると言われているので、大幅な業務効率化になります。   以上のように、タスクに関連した資料も蓄積できるタスク管理ツールを導入すればより効率的な仕事ができると言えます。

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タスク管理で仕事を効率化するおすすめのツール

以下では、タスク管理で仕事を効率化するおすすめのツールをご紹介します。   今回ご説明したタスク管理の5つの手法の成果を実感できるまでには長い時間がかかります。一方で、タスク管理ツールを自社に導入すればすぐに効果を実感できます。   そのためには、タスク管理に関する機能がオールインワンで詰まっているツールが必要です。一部の機能のみが搭載されているツールを導入すると、複数のツールを横断する必要があり業務にストレスを感じるようになってしまいます。   そこで、タスク管理のために作られた、機能が豊富なBacklogの導入が最適です。Backlogはガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバン形式のタスク管理機能が搭載されたタスク管理のためのツールです。

タスク管理に関する機能がオールインワン:Backlog

Backlog

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Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、タスク管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

  • IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。
  • 導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。
  • エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

  • スタータープラン:2,640円/月(ユーザー数30人まで)
  • スタンダードプラン:12,980円/月(ユーザー数無制限)
  • プレミアムプラン:21,780円/月(ユーザー数無制限)
  • プラチナプラン:55,000円/月(ユーザー数無制限)

Backlogの料金の詳細はこちらから

タスク管理が上手い人が実践する5つの方法まとめ

優秀な社員ほどタスク管理をするときは、状況に合わせた的確な方法を使いこなしています。しかし、実際に実践できるビジネスマンは少ないので、タスク管理ツールなどの機能を活用してタスク管理をする方が効率的です。   全社がタスク管理ツールで仕事を進められるようにするためにも、Backlogのようなタスク管理専用のツールを使った管理が必要です。Backlogを導入すれば、チームのタスク管理を全てBacklogに一元化することが可能になります。   無料トライアルもできるので、ぜひBacklogでチームのタスク管理を効率化させて自社の利益につなげましょう。  

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