仕事をスムーズに進めるためにはタスク管理をする必要があります。しかし、なかなかタスク管理が上手くできずに苦手意識を持っている方も多いのではないでしょうか。   そこで今回は、仕事のタスク管理で悩まないための5ステップとおすすめツールをご紹介します。   社員がタスク管理でストレスを感じずに、業務に集中できる環境を整えたい担当者の方は必見です。

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仕事のタスク管理で悩んでしまうビジネスマンの特徴

「タスク管理しているのに仕事が終わらない。」など、日々のタスク管理が上手くいかずに悩んでいるビシネスマンにはある特徴が共通しています。以下では、仕事のタスク管理で悩んでしまうビジネスマンの3つの特徴をご紹介します。

無理にマルチタスクをしてしまう

仕事のタスク管理で悩む多くビジネスマンがマルチタスクで作業をします。本来、タスク管理はタスクを1つずつ完了させていくために行いますが、「早く仕事を終わらせなくてはいけない。」という焦りから2つ以上のタスクを同時進行させる傾向があります。   実際マルチタスクは効率が良いように思われますが、タスクの切り替えなどに多くの時間を割きます。そのため、マルチタスクは1つのタスクに集中するよりも非効率になるので、次々とタスクが溜まってしまうのです。   以上のように、タスク管理が上手くいかないビジネスマンの多くは向上心が高く、マルチタスクのように複数の仕事を同時進行でしている場合が多いです。

ノートや付箋でタスク管理している

ノートや付箋でタスク管理するのも悩みが絶えない原因のひとつです。以下は、紙媒体でのタスク管理で起こる5つのデメリットです。

  • 書き出せる情報が少ない

付箋はより限られた範囲にしか書き込めないので、必要最低限の情報しか記載できません。

  • 書き直しや編集が難しい

ボールペンでは書き直すのが面倒であり、情報の入れ替えは簡単にできません。

  • 持ち運びが面倒

外出時や帰宅時に常に忘れないようにしなければなりません。

  • 締切を忘れる

締切を常に意識していなければ忘れてしまう可能性があります。

  • 言った、言わない問題が起こる

タスク依頼が口頭で行われるようになるので伝達ミスや責任のなすりつけ合いが起こります。 紙媒体でタスク管理をしているビジネスマンは、以上のようなデメリットのなかで仕事をしていたことが分かります。

タスク管理の正しい手順を知らない

タスク管理に苦手意識を持っている方の多くは、円滑なタスク管理をするための正しいステップが踏めていない可能性があります。タスク管理の正しいステップを理解していないと、時間と労力が浪費されるので非効率です。   そのため、タスク管理を効率的に行うためには、タスクのプランニングなどで構成される5つのステップを理解する必要があります。タスク管理の苦手を取り除くためには正しいステップに従ってタスク管理をすることが近道になるのです。

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複雑で大量な仕事のタスクを効率的に管理する5ステップ

以下ではタスク管理の苦手を克服する近道となる、タスク管理の5ステップをご紹介します。

タスクをプランニングする

はじめにタスクのプランニングを行います。プランニングとはタスクの洗い出しのことで、やるべきことを漏れなく重複なく書き出していきます。   タスクのプランニングを実施せずにタスク管理をすると、想定外のタスクがプロジェクト中に現れて納期の遅延やトラブルが発生します。そのため、プランニングはプロジェクトを計画通りに進めるために必ず必要な作業です。   タスクをプランニングする場合には、プロジェクトの目的から順にタスク同士の親子関係を体系的にまとめていきましょう。以下のようなイメージでプランニングをすれば、漏れや重複を可能な限り減らせます。  

プランニングでタスクを洗い出す順番のイメージです

タスクを細分化する

次に、洗い出したタスクをすぐに実行可能なレベルまで細分化します。抽象度の高いタスクでは具体的に何をすれば良いのか判断できず、ほかの社員の進捗把握も難しくなるからです。   たとえば、「議事録を作成する」というタスクがあれば、「前回の議事録をまとめる」「資料を事前に確認する」「議事録を上司に確認してもらう」などの細かいタスクに分けていきます。   以上のように、タスクの細分化をすればすぐに何をすれば良いか判断できるので効率的に業務が進み、タスクひとつひとつの作業時間も判断しやすくなるので進捗把握にも有効です。

タスクに優先順位付ける

次に、すべてのタスクを同時進行で進めることはできないのでタスクに優先順位を付けましょう。   ただし、「何となく早めにやっておいた方が良さそう。」「早く終わりそうなタスクから終わらせてしまおう。」というように感覚で決めるのではなく、以下のような横軸に重要度、縦軸に緊急度をとったマトリクスを使います。  

タスクの優先順位を決めるためのマトリクスのイメージ図です

優先順位は基本的に ①>②>③>④ になります。重要度と緊急度で分けられた4つの項目にすべてのタスクを分類すれば、優先的に取り組むべきタスクが明らかになるのです。

タスクのスケジュールを見積もる

次に、タスクをスケジュールに落とし込んでいきます。プロジェクトを納期に間に合わせるためには適切なスケジュールが必要不可欠です。   まずはタスクひとつひとつにかかる作業工数や期間、人員を見積もります。とくに作業期間を見積もるときには、何らかのトラブルが発生した場合に備えて余裕を持たせるのがコツです。   スケジュールを組む作業は計画の妥当性を判断する材料にもなるので、タスクのスケジュールを見積もる作業は重要な役割を担っています。

タスクをITツールで管理・依頼する

最後に、プランニング・細分化・優先順位付け・スケジュールの見積もりが完了したタスクをITツールに登録して管理しましょう。ITツールでタスクを管理すれば、「持ち運びが面倒」「締切を忘れてしまう」などの課題が解消されるのです。   また、ITツールを活用すれば社員ひとりひとりが担当しているタスク状況を共有できるので、プロジェクトを成功させるためのマネジメントがしやすくなります。さらに、ほかの社員の進捗状況が分かれば社員同士の連携も取りやすくなるのでチーム全体の生産性が高くなることも期待できます。そこで、豊富な機能を搭載している多機能なITツールがオススメです。チームのタスク管理を一元化でき、複数の横断する必要がなくなるからです。

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仕事のタスク管理ツールに必須な3大機能とは

タスク管理のできるITツールは便利ですが、複雑なツールではなく必要な機能に過不足のないシンプルなツールが最適です。そこで以下では、仕事のタスク管理には欠かせない必須の3大機能をご紹介します。

タスクの一覧リスト表示・条件検索機能

仕事でタスク管理する場合にはタスクの一覧リスト表示と条件検索機能が必要です。どちらも効率的にタスク状況を把握してスムーズに業務が進むようにサポートする機能です。   タスクの一覧リスト表示では、社員が自分に割り振られたタスクを一覧で表示できます。チームでタスクを共有している場合でも、社員自身のタスクだけが一覧になるので確認作業に余計な時間は使いません。   また、条件検索機能は以下のような任意の条件に該当するタスクだけを表示できる機能です。  

  • 依頼者
  • 担当者
  • 期限
  • ステータス(タスクの状況を示すもの)
  • スター(タスクを目立つように登録するもの)

以上の項目で検索すれば、大量のタスクのなかから確認したいタスクだけをピンポイントで表示できます。また、キーワード検索が可能なITツールもあるので、さらにタスク管理に不要な時間を削減できるのです。

タスクに関連する情報のストック機能

タスクに関する情報もしっかり書き込める機能も必要です。メモ書き程度しかできないToDoリストのようなツールを使ってしまうとまとまった情報量を書き込めず、ツールを切り替える手間や社内情報の分散による業務効率の低下、運用コストの増大などを引き起こします。   また、従来社内情報はファイル形式でストレージツールや社内サーバーで管理されていました。しかし、「毎回ファイルを作成したり開いたりするのが面倒。」「階層が増えすぎてアクセス性が悪い。」というような課題を抱えていたのです。   そのため、新たなタスク管理ではタスクだけの管理に留まらず、タスクに関する情報もファイル形式以外の形で管理できる環境が最適と言えます。

社員間でコミュニケーションがとれるメッセージ機能

チームでタスク管理する場合には、社員間で円滑なコミュニケーションがとれるメッセージ機能が必要です。メッセージ機能があればタスクに関する質問やアドバイス、声掛けが気軽にできます。   また、メッセージもタスクに関する情報なので、情報の分散を防ぐ意味でも導入する価値があります。従来のビジネスチャットツールを併用すると「あのタスクについてやりとりしたメッセージはどこにあるか。」と探す必要があるので非効率なのです。   そのため、タスク管理で効率的に業務を進めるためには、社員間でコミュニケーションがとれる機能が必要不可欠なのです。

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仕事のタスク管理をサポートするおすすめのツール

以下では、仕事のタスク管理をサポートするおすすめのツールをご紹介します。   効率的にタスク管理するためには、プランニングなどの5ステップを正確に実行したうえで、ITツールでのタスク管理が必須です。そこで、豊富な機能を備えていてチームのタスク管理を一元化できるITツールが最適です。   たとえば、タスク管理に必須の「ガントチャート」「マイルストーン」「カンバン形式のタスク管理機能」の3つを一元管理できるツールはBacklogが筆頭に挙げられます。

タスク管理に関する機能がオールインワン:Backlog

Backlog

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Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、タスク管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

  • IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。
  • 導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。
  • エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

  • スタータープラン:2,640円/月(ユーザー数30人まで)
  • スタンダードプラン:12,980円/月(ユーザー数無制限)
  • プレミアムプラン:21,780円/月(ユーザー数無制限)
  • プラチナプラン:55,000円/月(ユーザー数無制限)

Backlogの料金の詳細はこちらから

仕事のタスク管理で悩まないための5ステップとおすすめツールまとめ

効率的なタスク管理はプランニングや細分化などの5つのステップで実現できます。最後のステップではITツールで社員の進捗状況を把握できるようにして、社員間の連携を取りやすい環境を整えるのです。   社員がタスク管理の苦手意識を払拭して効率的に業務を進められるようにするためにも、Backlogのようなツールを使った管理が必要です。Backlogはタスク管理が効率的になる機能が一才の不足なく搭載されており、それでいて誰もが直感的に操作できるツールです。   無料でトライアルできるので、ぜひ社内のタスク管理をBacklogで効率化させて社員が仕事に集中できる環境を整備しましょう。  

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