代表的なOffice製品であるエクセルは、多くの業務で活用されている表計算ソフトです。エクセルの利用用途は広く、プロジェクトの進捗管理表もエクセルで作成できます。   一方で、「進捗管理表を一から作成している時間がない」「作成方法が分からないので手が付けられない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。   そこで今回は、基本的なエクセルの進捗管理表の作り方と、おすすめの無料テンプレートサイト3選を中心にご紹介します。早急に進捗管理表をチームで活用したいと考えている担当者の方は必見です。

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基本的なエクセルの進捗管理表の作り方

以下では、基本的なエクセルの進捗管理表の作り方を、5つのステップに分けてご紹介します。  

基本的なエクセルの進捗管理表

基本的な進捗管理表は、タスクの開始日と終了日が時系列で表され、プロジェクト全体の動きが瞬時に把握できるようになっています。作成手順は次の通りです。  

  1. プロジェクト名を明記する
  2. タスクと担当者の行を作成する
  3. 日付と曜日の列を作成する
  4. スケジュールを可視化するために塗りつぶす
  5. 分かりやすい表にするために、文字の大きさなどを微調整する

A列とB列を確認すると、「誰が何のタスクに割り振られているのか」がすぐに把握できます。また、タスクの開始と終了が、視覚的に把握できるように塗りつぶされているので、スケジュールの調整などもスムーズに行えます。

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エクセルの進捗管理で使える3つのテクニック

基本的な進捗管理表でも十分に実務で利用できますが、以下の3つのテクニックを実践するだけで、さらに利便性の高い進捗管理表が作成できます。

誤削除を防ぐテクニック

セルが保護されている進捗管理表

管理者だけが編集したい範囲を保護して、社員が誤ってデータを削除しないようにするテクニックがあります。同じエクセルシートに、社員が入力する項目と管理者だけが入力する項目がある場合に役立ちます。   方法は以下の通りです。  

  1. 社員も編集できる範囲(保護しない範囲)を選択します。
  2. [書式]をクリックします。
  3. 表示される[セル]のロックをクリックして、解除します。
セルのロックを外すための方法

指定した範囲のロックを解除できたので、シートの保護を設定する作業に入ります。  

  1. タブ一覧から[校閲]を選択します。
  2. 表示される[シートの保護]を選択します。
  3. シート上で許可する操作にチェックを入れて、[OK]をクリックします
シートを保護する方法

以上で、データの誤削除を防ぐための設定が完了しました。範囲外のセルをクリックすると、以下のような警告メッセージが表示されるので、社員は勝手に編集できなくなります。  

警告メッセージのイメージ

文字入力の手間を省くテクニック

プルダウン機能を使った進捗管理表

同じようなデータを何度も手入力する手間を省くために、文字入力を省略するテクニックがあります。効率的に作業できるだけでなく、入力データの誤りを減らせるなどの副次的な効果もあります。   具体的には、あらかじめ設定しておいたデータから入力したいものを選択して、項目を埋めるプルダウン機能を使います。   方法は以下の通りです。  

  1. 入力を省略したい範囲を選択します。
  2. [データ][入力規則]を選択します。
  3. 表示される[入力規則…]を選択します。
入力規則の選択方法

入力規則の詳細を設定するための項目が表示されるので、以下の操作をしましょう。  

  1. 許可の項目から[リスト]を選択します。
  2. 元の値の項目に、入力するデータをカンマで区切って入力します。
  3. 最後に[OK]をクリックします。
入力規則の詳細設定の画面

以上の操作で、選択肢からデータを選ぶだけで、情報の入力が可能になりました。  

プルダウン機能の完成イメージ

表をスッキリとさせるテクニック

グループ化機能を使った進捗管理表

表示するタスクが増えて、複雑になってしまった進捗管理表をスッキリとさせるテクニックがあります。任意のタスクをまとめて折りたたむ(一時的に非表示にする)ことで、常に表示しておきたい進捗をすぐに把握できるようになります。   方法は以下の通りです。  

  1. 折りたたみたい項目を選択します。
  2. タブ一覧から[データ]を選択し、右上の[グループ化]をクリックします。
グループ化の選択方法

[行]と[列]の選択肢が表示されますが、今回はタスクを基準にしたいので[行]を選択して、[OK]をクリックします。  

グループ化の詳細設定方法

以上の操作で、進捗管理表をスッキリとさせる設定は完了しました。エクセルシートの左側に表示されている[-]をクリックすると、最初に選択した範囲が折りたたまれて、シンプルな見た目になります。  

グループ化のイメージ

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エクセルで進捗管理を進めるための3ステップ

実際に進捗管理表を利用する際には、プロジェクトのタスクを入力していきますが、適切に管理するためにはいくつかのステップを踏む必要があります。   以下では、エクセルで進捗管理を進めるための3ステップをご紹介します。

タスクに優先順位をつける

エクセルではタスクを羅列して進捗管理しますが、事前に優先度を把握しておく必要があります。タスクの優先度を考慮せずに仕事をしてしまうと、緊急でないタスクばかりに時間が取られてしまいます。   優先順位をなかなか判断できない場合には、タスクの重要度緊急度の2つの軸で分類しましょう。重要度と緊急度が共に高いタスクは、最優先に取り組むべきものです。   すべてのタスクを同じように扱うのではなく、優先順位をつけることでプロジェクトの遅延などの重大な事態を未然に防ぐことにもつながります。

タスクにかかる時間を見積もる

タスクの優先順位が明確になったら、ひとつひとつのタスクにかかる時間を見積もりましょう。プロジェクト全体のスケジュールを作成するためには、すべてのタスクの作業時間を考慮しなければなりません。   また、作業時間を見積もる際には、何らかのアクシデントが発生した場合に備えて、余裕のある時間設定をしましょう。問題に適切に対処しつつ、プロジェクトを円滑に進めるために必要な対応です。

スケジュールで見える化させる

タスクにかかる時間の見積もりが完了したら、プロジェクト全体のスケジュールを作成します。実際の作業工数などに無理がないかが見えてくるので、スケジュールの妥当性が判断できます。   プロジェクトのスケジュールは、プロジェクトの進捗を管理するのに重宝します。エクセルなどの表計算ツールでスケジュールを作成すれば、塗りつぶし機能などで、プロジェクト全体の視覚的な把握が可能です。

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おすすめの無料テンプレートサイト3選

これまで、進捗管理表を一から作成する手順をご説明してきましたが、今すぐに利用する場合にはテンプレートが便利です。   以下では、おすすめの無料テンプレートサイト3選をご紹介します。

Smartsheet

Smartsheetのトップページ

Smartsheetのサイトでは、プロジェクトの進捗を適切に管理できるように、目的別のテンプレートが用意されています。問題追跡管理テンプレートやリスク管理テンプレートなど、プロジェクト管理に役立つものが豊富です。   各テンプレートに表示されている[…をダウンロードする]をクリックして、PC上にダウンロードします。   Smartsheetのサイトはこちら

Microsoft

Microsoftのトップページ

エクセルを提供しているMicrosoft社のサイトから、ダウンロード利用できるテンプレートがあります。ガントチャートや進捗状況のトラッカーを備えたToDoリストなど、豊富なテンプレートが揃っているのが特徴です。   テンプレートを選択して[ダウンロード]をクリックすれば、すぐに利用できます。   Microsoftのサイトはこちら

Feedsoft

Feedsoftのトップページ

Feedsoftのサイトでダウンロードできる進捗管理表は、ひとつひとつのタスクを重視したテンプレートです。タスクの内容や結果を随時チェックする管理をしたい場合や、簡易な進捗管理をしたい場合に最適です。   [無料ダウンロード]をクリックするだけで、テンプレートを入手できます。   Feedsofttのサイトはこちら

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個人とチームの進捗管理の違い

進捗管理に必要なポイントは、個人プロジェクトか、チームプロジェクトかによって大きく異なります。チームプロジェクトの進捗管理には、「共有機能」「共同編集機能」が必要不可欠です。   個人利用であれば、自分だけが進捗を把握できれば問題ありません。一方、チームで進捗管理する場合には、常に進捗が共有されている状況が不可欠になります。   そのため、エクセルはチームの進捗管理には向かないと言えます。エクセルは「ファイル」データであるため、リアルタイムでの情報共有が難しく、誰かが作業している間は編集ができないというデメリットがあります。   結論、チームで進捗管理をより効率的にするためには、クラウドで情報管理が可能な進捗管理ツールを導入するのが最適な方法です。

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チームの進捗管理に最適なおすすめのツール

以下では、チームの進捗管理に最適なおすすめのツールをご紹介します。進捗管理は個人向けと、チーム向けがあり、最適な管理方法が異なります。  

  • エクセル

個人向けの進捗管理に最適なツール

  • 進捗管理ツール

チーム向けの進捗管理に最適なツール 進捗管理ツールには、プロジェクトの進捗管理はもちろん、プロジェクトを進める上で必要なメッセージ機能や、情報共有機能が備わっています。そのため、進捗管理ツールを活用すれば、社員は複数のITツールを切り替えて仕事をする必要がなくなり、業務がシンプルになります。   たとえば、Backlogを活用すれば、プロジェクトのタスクをタスク機能をつかって一覧で確認でき、担当者や期限、ステータス(状況)が瞬時に把握可能です。エクセルでの進捗管理とは異なり、リアルタイムでの情報共有がストレスなく行えます。

クラウド型の進捗管理ツールなら:Backlog

Backlog

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Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、進捗管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

  • IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。
  • 導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。
  • エクセルやスプレッドシートを使った進捗管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

  • スタータープラン:2,640円/月(ユーザー数30人まで)
  • スタンダードプラン:12,980円/月(ユーザー数無制限)
  • プレミアムプラン:21,780円/月(ユーザー数無制限)
  • プラチナプラン:55,000円/月(ユーザー数無制限)

Backlogの料金の詳細はこちらから

エクセルでの進捗管理まとめ

チームで進捗管理をする場合には、情報共有や共同編集が必要になるので、エクセルではニーズを満たせない可能性が高いです。そのため、ビジネスチーム向けの機能が揃っている進捗管理ツールを利用しましょう。   プロジェクトの管理者は、メンバーの社員ひとりひとりの進捗を常に把握する必要があるので、Backlogのようなツールを活用した管理が必要です。   Backlogは、チームの進捗管理だけでなく、ガントチャートやマイルストーン機能など、タスク管理・プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで詰まっているツールです。無料でトライアルできるので、ぜひBacklogでチームの円滑な進捗管理を実現させましょう。  

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