仕事でよく使うビジネス用語のひとつにタスク管理があります。タスク管理について詳しく知らない方のなかには「タスク管理とはどういう手法で、どのようなメリットがあって、どのように運用していくのか。」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。   タスクの基本を知っているかどうかで業務の質に差が生まれる可能性があります。そこで今回は、タスク管理の概要や5つのメリット、3つのポイントを中心にご紹介します。   タスク管理の基礎的な情報を網羅してチームのタスク管理につなげたい担当者の方は必見です。

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タスク管理とは?

以下では、タスク管理に対する疑問を解消するためにタスク管理の概要などをご紹介します。

タスクとは?

タスクとは業務やプロジェクトを完了させるために課せられたやるべき作業のことです。具体的には、タスクは仕事という大きな括りではなく「いつまでに」「何を」「どのように作業するのか」が明確に指定されています。   そのため、チームのマネージャーは業務・プロジェクトの目的達成に必要な要素からタスクを設定し、社員に割り振らなければなりません。また、タスクを割り振ったあとにタスクの進捗状況を把握したり、遅延などが発生したときにタスクを調整したりする必要もあります。   以上のようなタスクに関連したマネジメント業務をタスク管理と呼びます。タスク管理を最適化できれば、より少ない労力・コストで業務の効率化や利益向上などのメリットが得られるのです。

チームタスクと個人タスクの違い

タスクにはチームタスクと個人タスクの2種類があります。以下では、それぞれの特徴と具体的なイメージをご紹介します。  

  • チームタスク

組織の目標を実現するために必要なアクションのことです。新規プロジェクトであれば、リサーチ・分析、企画立案、新規顧客への営業、開発・サービス化などの粒度の低いものが当てはまります。  

  • 個人タスク

チームタスクをもとに社員ひとりひとりに割り振られたやるべき作業のことです。たとえば、リサーチ・分析であればアンケートの作成、分析結果のプレゼン資料作成などの粒度の高いものが当てはまります。 つまり、会社の戦略目標を達成するためにチームタスクが各部署に割り振られ、チームタスクをもとにして個人タスクが社員に与えられるのです。

タスク管理の基本的な流れ

多くのビジネスマンが実践している一般的なタスク管理の流れを、以下の項目で確認しましょう。  

  1. やるべきタスクをすべて洗い出す

タスクを洗い出すときは漏れや重複がないようにしましょう。タスクの親子関係を意識するとより正確に洗い出しができます。  

  1. タスクにかかる時間を見積もる

タスクを完了するのに必要な時間から業務全体にかかる時間が逆算できます。トラブルに対応できるようにバッファー(余裕)を設けておくのが良い方法です。  

  1. タスクに優先順位をつける

タスクに優先順位をつけます。すべてのタスクに時間やリソースを平等に割くのは困難であるためです。  

  1. 社員に割り振る

社員の能力・状況・将来性などの要素を考慮してタスクを配分する必要があります。また、タスク管理ツールなどの割り振り業務が効率化する仕組みを取り入れるのも良いです。  

  1. 進捗管理と調整業務をする

タスクの進捗をリアルタイムで把握できるようにしましょう。タスクの遅延を発見した場合、ほかに担当できる社員へタスクを移動させたり、修正するために新たなタスクを設定したりします。 以上の5つのステップでタスク管理をすれば業務が滞りなく進むようになります。企業が生き残るためにはイノベーションのような大きな変化も重要ですが、タスク管理のように目立たない小さな業務も大切な要素のひとつです。

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タスク管理で得られる5つのメリット

多くのビジネスマンがタスク管理をする理由は、タスク管理にはいくつかのメリットがあるからです。以下では、タスク管理で得られる5つのメリットをご紹介します。

業務が効率化する

タスク管理から得られる最初のメリットは業務の効率化です。社員ひとりひとりが「今、何をすべきなのか」をタスク管理からすぐに把握できるのでムダな作業が減少します。   また、タスクごとに期限を設定すればタスクの優先順位を瞬時に判断できます。そのため、手間のかかる作業に早めに取り掛かったり、事前に準備をしたりなどの柔軟な対応が可能になります。   タスク管理はやるべき仕事を忘れないためだけでなく、業務自体の効率も大幅に向上できる可能性を秘めています。

作業の抜け漏れがなくなる

タスク管理をすれば軽視されがちな小さな作業が忘れられてしまうという事態を回避できます。   重要な作業は誰もが覚えているので問題ありませんが、業務の基礎となる小さくて簡単な作業は忘れられてしまう可能性が高いのです。しかし、小さな作業こそ正確に把握するために管理しなければなりません。   タスク管理では作業の規模や期間、労力に関わらずにすべてのタスクを管理できるので、人的ミスを大幅に減らせます。そのため、プロジェクトの遅延などの大きなトラブルを未然に防ぐことにもつながるのです。

チーム全体の生産性が高まる

タスク管理でチーム全体の生産性が高まる可能性があります。タスク管理をすればタスクの優先順位が明確になるので、正味業務(通常業務)にかける時間を意識的に増やせるからです。   タスク管理をしていない環境では社員は「何に、どれだけの時間を費やしているか」を把握していません。そのため、メールの確認、電話への応対、資料探しなどの非正味業務に必要以上に時間をかけてしまっているのです。   以上のように、社員ひとりひとりが限られた業務時間で「どのタスクを優先するのか」考えられるようになれば、チーム全体の生産性が向上する可能性が高いと言えます。

顧客満足度につながる

タスク管理は顧客満足度の向上にもつながります。これまでご紹介したタスク管理による業務効率化や生産性の向上、課題の早期発見などのメリットが得られるからです。   つまり、適切なタスク管理がされた環境では「結果」の出る仕事ができるようになるので、成果物を手にする顧客の満足度は必然的に上がります。そのため、タスク管理は顧客のために行う業務と言えます。

マネジメントしやすくなる

複数人の社員で構成されたチームを統率するのは骨が折れますが、タスク管理をすればマネジメントがしやすくなります。   チームマネジメントで悩んでしまう問題のひとつは、「社員ひとりひとりが何をしているのかが分からない」ということです。一方で、適切なタスク管理を実施すればリアルタイムで社員の状況を把握できるようになります。   そのため、重要度の高いタスクを優先的に管理したり、仕事の遅れている社員に催促を促したりする柔軟な対応が可能になります。

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タスク管理において重要な3つのポイント

一般的なタスク管理をするだけでは準備不足です。そこで以下では、タスク管理において重要な3つのポイントを3つご紹介します。

タスクを可能な限り細分化する

タスク管理において重要なポイントのひとつは、タスクを可能な限り細分化することです。逆に、大まかなタスクの場合は社員は「まず何をすれば良いのか」「何がタスク完了の基準なのか」が把握できません。   そのため、社員がタスクを確認したあとにすぐに行動へ移せるほど具体的なタスクを設定しましょう。たとえば、書類提出のタスクであれば誤字脱字のチェック、〇〇部の印刷などのより詳細な作業まで細分化します。   タスクを細分化すれば社員が仕事をしやすくなるだけでなく、タスクの進捗が正確に把握できるのでマネジメントにも良い効果をもたらします。そのため、社員へタスクを割り振る前に可能な限り細分化する癖をつけましょう。

タスクをチームで共有する

マネージャーと社員の間だけでなく、社員同士でもタスクを共有できるようにしましょう。ほかの社員の進捗も把握できれば社員間での連携も取りやすくなり、後工程を意識しながら仕事を進められます。   チームでタスクを共有する方法のひとつにExcel(エクセル)があります。しかし、エクセルは複数人で同時編集ができなかったり、タスクが設定されても通知がされなかったりするのでタスク管理に適しているとは言えません。   そのため、タスク管理に特化したタスク管理ツールを導入しましょう。タスク管理ツールではほかの社員の進捗状況をリアルタイムで把握でき、タスクの割り振りがされれば自動で通知されるので社員がタスクを見逃してしまう心配がありません。

継続できる仕組みを用意する

タスク管理ツールを導入しても継続して利用できる仕組みがなければ意味がありません。たとえば、タスク確認の時間をチームで設けたり、運用するためのルールを設定したりするのも有効です。   しかし、もっともタスク管理ツールの継続率に影響があるのが「ツールの機能の豊富さ」です。機能が不足している場合、結局複数のツールを横断する必要が出てくるためその度にストレスを感じ、チームに浸透しにくいです。   そのため、社内に浸透させるためにはタスク管理に関する機能がオールインワンで詰まっているツールが必要です。

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タスク管理を社内に浸透させるおすすめのツール

以下では、タスク管理を社内に浸透させるおすすめのツールをご紹介します。   チームのタスク管理において重要なポイントは「機能の豊富さ」と「共有」の2点です。つまり、あらゆるタスク管理の形態に対応できる機能を備え、業務効率や生産性を高めるために社内共有が可能なタスク管理ツールがあればベストです。   そして、タスクの共有機能があり機能が充実したタスク管理ツールはBacklogが挙げられるでしょう。Backlogは「タスク機能」を使って「同じチームメンバーのタスク」が一覧で把握でき、あらゆるタスクの管理を一元化できるツールです。

タスク管理に関する機能がオールインワン:Backlog

Backlog

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Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、タスク管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

  • IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。
  • 導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。
  • エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

  • スタータープラン:2,640円/月(ユーザー数30人まで)
  • スタンダードプラン:12,980円/月(ユーザー数無制限)
  • プレミアムプラン:21,780円/月(ユーザー数無制限)
  • プラチナプラン:55,000円/月(ユーザー数無制限)

Backlogの料金の詳細はこちらから

タスク管理とは?5つのメリットと3つのポイントをご紹介まとめ

タスク管理は、業務やプロジェクトを完了させるために課せられたやるべき作業のことです。自社で効率的なタスク管理を実現するためには、その流れを理解したうえでタスク管理ツールを運用するのが効果的です。   タスク管理ツールに必要な機能はさまざまですが、機能が充実したBacklogのようなツールを使った管理が最適です。Backlogはチームでタスク共有できるので進捗の把握が圧倒的に楽になり、あらゆるタスク管理を一元化できるためチームで長く利用できます。   無料でトライアルできるので、ぜひBacklogでタスク管理を始めてチームでより大きな成果を出しましょう。  

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