業務やプロジェクトの進捗を管理するタスク管理シートは、Googleスプレッドシートで作成できます。一方で、一からGoogleスプレッドシートでタスク管理表を作成するには時間もかかるため、テンプレートを用いて作成するのが一般的です。  そこで今回は、Googleスプレッドシートで利用できる公式テンプレートや使い方を中心にご紹介します。  社内ですぐに利用できるタスク管理シートと活用方法を知り、チームの生産性を高めたい担当者の方は必見です。

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Googleスプレッドシートとは?

Googleスプレッドシートのトップページ

  Googleスプレッドシートとは、Google社が提供するオンライン表計算ソフトです。Googleアカウントを持っていれば、すべての機能を誰でも利用できます。  Microsoft(マイクロソフト)社が提供しているExcel(エクセル)に似ていますが、ソフトウェアをインストールする必要はなく、WEBブラウザから簡単に利用できるのが特徴です。  表計算、チェックボックス、プルダウン、カレンダー入力、図や表の挿入など、タスク管理を便利にするさまざまな機能が利用できます。  Google スプレッドシートの詳細はこちら

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Googleスプレッドシートで利用できる公式テンプレートと使い方

以下では、タスク管理で活用できるGoogleスプレッドシートの公式テンプレートを5つご紹介します。Googleスプレッドシートで、一からタスク管理シートを作成するのは手間と時間がかかり、通常業務を圧迫します。そのため、誰でも無料で利用できる公式テンプレートを利用して、業務効率化を図りましょう。公式テンプレートを利用するためには、Googleスプレッドシートを開き、右上に表示される[テンプレート ギャラリー]をクリックします。 

テンプレートギャラリーへのアクセス方法
テンプレートギャラリーの一覧画面

  画面が切り替わり、公式テンプレートが一覧で表示されます。今回は、タスク管理で利用される代表的な5つの公式テンプレートをご紹介します。

ToDo

ToDoのテンプレート例

1つ目は、シンプルなToDoリストが作成できる「ToDo」テンプレートです。チェックボックス、日付、タスクの3つの項目のみが入力できるようになっているので、誰でも簡単に利用できます。また、チェックボックスにチェックを入れると、日付とタスクに打ち消し線が付き、タスクのステータス(完了または未着手)がすぐに分かります。

スケジュール

スケジュールのテンプレート例

2つ目は、1週間単位のコマ割りでタスク管理できる「スケジュール」テンプレートです。セルC2に任意の日付を入力すると、日付と曜日が自動的に変更されるので、毎週一から手入力で修正する手間が省けます。また、週間スケジュールの下部にはメモ欄が用意されているので、タスク管理で気になった情報をすぐに記録できます。

ガントチャート

ガントチャートのテンプレート例

3つ目は、タスク同士の関係性や進捗、スケジュールを視覚化できる「ガントチャート」テンプレートです。具体的には、WBS番号を割り振ることでタスク同士の上下関係をわかりやすくしたり、タスクの完了率を変更するとセルの色が変更されたりするので、ひとめでタスクの状況が把握できるテンプレートです。

プロジェクトのタイムライン

プロジェクトのタイムラインのテンプレート例

4つ目は、ガントチャートの形式を変更し、プロジェクトの進行を段階的にスケジューリングした「プロジェクトのタイムライン」テンプレートです。長期的なプロジェクトで必要な要件を段階的に把握して、より詳細なタスクのスケジュールを管理するために活用できます。ただし、プロジェクトのタイムライン自体は、個人に割り振られたタスクの管理には向きません。

プロジェクトのトラッキング

プロジェクトのトラッキングのテンプレート例

5つ目は、タスクの進捗や経費、所要時間などを詳細に記録できる「プロジェクトのトラッキング」テンプレートです。  他のテンプレートとの大きな違いは、タスクの進捗状況だけでなく、固定費やタスクの所要時間まで管理できる点です。また、「ステータス」と「優先度」の列の値は、スプレッドシート右側の[ステータスの値]、[優先度の値]から簡単に変更できます。

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Googleスプレッドシートの機能と活用法

これまでタスク管理で利用できるテンプレートをご紹介してきましたが、ダウンロードしたテンプレートをそのまま利用する場合、自社の社員には使い勝手が悪い可能性があります。以下では、タスク管理のテンプレートを簡単な操作で、より自社向けにカスタマイズする3つの方法をご紹介します。

チェックボックス

以下では、Googleスプレッドシートでチェックボックスを作成する手順をご紹介します(所要時間2分)。タスク管理のようにリストを作成して、一覧管理したい場合には、チェックボックスが必要になります。チェックボックスを利用すれば、ワンクリックで他の項目と差別化できるので、「タスクの完了」などを表現することも簡単です。 

チェックボックスの作成例

  はじめに、編集したいスプレッドシートが表示されている状態で、以下の3つの操作をします。 

  1. チェックボックスを入力したいセルを選択します。
  2. 画面上のタブ一覧から、[データ]を選択してクリックします。
  3. [データの入力規則]を選択してクリックします。
範囲とデータ入力規則の選択画面

    データの入力規則画面が表示されるので、条件の項目から[チェックボックス]を選択して、[保存]をクリックします。 

データ入力規則の設定(チェックボックス)
チェックボックスの完成

  以上のように、最初に選択したセルにチェックボックスが挿入されました。チェックボックスをクリックするだけで、項目の確認が簡単になります。

プルダウン

以下では、Googleスプレッドシートでプルダウンを作成する手順をご紹介します(所要時間3分)。プルダウンでは設定した複数の項目からひとつを選択し、自動入力できるように設定可能です。たとえば、チームメンバーの名前を登録すれば、タスクごとに名前を手入力する手間が省けます。 

プルダウンの作成例

プルダウンを挿入したいセルを選択 > データ > データの入力規則 の手順を踏んだ後、以下の3つの操作をします。 

  1. 条件の項目から[リストを直接指定]を選択します。
  2. 選択肢として表示したい項目を、カンマ(,)で区切って入力します。
  3. 最後に、右下の[保存]をクリックします。
データ入力規則の設定(プルダウン)
プルダウンの完成

  以上のように、最初に選択したセルにプルダウンが挿入されました。プルダウンを利用すれば、何度も同じ項目を入力する手間が省けると同時に、入力ミスもなくなり管理しやすくなるメリットもあります。

カレンダー入力

以下では、Googleスプレッドシートで、日付をカレンダー入力する手順をご紹介します(所要時間2分)。タスク管理シートには、タスクの期限を示すために日付を入力する必要がありますが、西暦から日付を入力するのは面倒であり、人によって入力方法が異なる場合には管理しにくくなります。そこで、カレンダーから任意の日付をクリックしただけで、数値が入力されるカレンダー入力が役立ちます。 

カレンダー入力の作成例

カレンダー入力したいセルを選択 > データ > データの入力規則 の手順を踏んだ後、以下の2つの操作をします。 

  1. 条件の項目から[日付]を選択します。
  2. 最後に、右下の[保存]をクリックします。
データ入力規則の設定(カレンダー入力)
カレンダー入力の完成

  以上のように、最初に選択したセルでカレンダー入力が可能になりました。カレンダー入力を利用すれば、「人によって入力の仕方が異なるなど、マネジメントが困難になってしまう」といった課題を解決できます。

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タスク管理の大まかな流れ

チームで円滑な業務やプロジェクトを実現するためには、チームリーダーの適切なタスク管理が必要不可欠です。以下では、適切なタスク管理のために理解しておくべきタスク管理の大まかな流れをご紹介します。 

  1. タスクをすべて洗い出す

最初の段階で必要な作業は、業務やプロジェクトに必要なタスクをすべて可視化することです。やるべきことを最初に書き出せば、タスクの漏れや重複がないかが確認できるので、大きなミスを避けられます。 

  1. タスクを可能な限り細分化する

洗い出したタスクは抽象的なものも多いので、「何をすれば良いのかをすぐに判断できるか」を基準にして細分化します。たとえば、「プレゼン資料の作成」のタスクは、「過去の資料集め」「データ分析」「デザイン案」「スケジュール作成」など、より具体的なタスクに分割できます。 

  1. タスクに優先順位を付ける

タスクに優先度を付けることで、何から始めるべきなのかが明確になり、スケジュール通りに良いアウトプットが出せるようになります。タスクの優先度は、タスクの重要度と緊急度の2つの軸で考え、とくに重要度と緊急度が高いものを最優先のタスクとします。 

  1. タスクの所要時間を見積もり、スケジュールを立てる

タスクごとかかる時間は異なるので、タスクに必要な時間はどの程度なのかを見積もらなければ、チーム全体のスケジュールに問題が生じます。 

  1. タスクをチームメンバーに配分し、依頼する

タスクをこなすために必要なスキルや知識、各メンバーが他に抱えている業務との兼ね合いを考え、タスクを適切に配分します。また、タスクが割り振られたことをメンバーに伝えるための手段も必要です。 

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Googleスプレッドシートでタスク管理するメリット

これまで、Googleスプレッドシートでタスク管理する手順や方法をご紹介してきましたが、Googleスプレッドシートでタスク管理するメリットを理解しておけば、より発展的な管理につなげられます。以下では、Googleスプレッドシートでタスク管理する3つのメリットをご紹介します。

初期コストがかからない

Googleスプレッドシートは、無料のGoogleアカウントがあれば、誰でも利用できるので初期費用がかからないのがメリットです。Microsoft社が提供しているExcelも、Googleスプレッドシートと同じ表計算ソフトですが、利用するにはMicrosoft365などの有料プランへの登録が必要になります。そのため、Googleスプレッドシートは、チームのタスク管理を低コストでしたいというニーズにマッチしていると言えます。

機能拡張など自由度が高い

Googleスプレッドシートは、表計算ソフトなのでタスク管理に特化しているわけではなく、その分、自由度の高い使い方ができるツールです。たとえば、データ入力規則やアドオン(外部ツールとの連携)、グラフの挿入など、ITツールに慣れていれば応用的な機能も使いこなせます。Googleスプレッドシートを使いこなせるだけのITリテラシーがあれば、チームに最適なアレンジを加えたタスク管理が可能です。

テンプレートが利用できる

タスク管理シートを一から作成する時間がない場合でも、すぐにテンプレートが利用できるのはメリットです。テンプレートがあれば、ワンクリックでタスク管理シートが手に入るためです。  タスク管理シートを一から作成すれば、すべての項目や機能をチームにマッチしたものにできます。しかし、タスク管理シートはあくまでも手段であり目的ではないので、作成に時間を割くのは避けましょう。  そのため、導入してすぐにチームでタスク管理できるものが、最もコストをかけずに結果につながる方法です。

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Googleスプレッドシートでタスク管理するデメリット

Googleスプレッドシートでタスク管理するのには3つのメリットがありましたが、一方で本格的に利用する前に知っておきたいデメリットもいくつかあります。以下では、Googleスプレッドシートでタスク管理する3つのデメリットをご紹介します。

タスク管理シート作成に時間がかかる

Googleスプレッドシートでタスク管理シートを作成するのには、多くの時間と労力がかかります。テンプレートの利用は、「チームのITリテラシーにマッチするとは限らない」という課題があります。ITリテラシーの異なる社内でタスク管理を浸透させるためには、テンプレートであっても項目の修正や改良が必要になります。そのため、タスク管理が誰でも簡単にできるツールを導入するのが、最も効率的と言えます。チームリーダーだけでなく、メンバーも利用しやすいように設計されたタスク管理ツールを導入すれば、さらに使い勝手が良くなる場合があります。

スマホでは利用しにくい

Googleスプレッドシートは、基本的にPCブラウザからの利用を想定しているので、スマホの小さな画面からは利用しにくい特徴があります。そのため、営業などの外出が多い部署や、デスク以外の現場で働くメンバーが、社用スマホではなくPCでタスクを確認するのは非効率です。多様な働き方に対応するためには、使えるデバイスが決まっているものではなく、あらゆるデバイスでタスク管理できるツールが良いです。

情報が一元管理できない

Googleスプレッドシートでは、タスク管理に必要な情報が一元管理できないという大きな課題があります。タスク管理で扱うべき情報は、「タスク」「タスクに関する社内情報」「タスクに関するメッセージ」です。  Googleスプレッドシートで扱われる情報は「タスク」のみです。そのため、多くの企業では「タスクに関する社内情報」はストレージツールを、「タスクに関するメッセージ」はチャットツールを利用しています。  しかし、タスク管理に必要な情報が一元管理されていない環境では、情報の分散が発生し、「このタスクはどの情報を参照したら良いのか」「あの情報はどこにあるのか」など、業務上のムダが日常的に発生します。  ビジネスマンは年間80時間以上を、資料を探す時間に費やしていると言われるので、この時間を削減すれば大幅に自社の利益を高めることも可能です。そのため、タスク管理における情報の一元管理には、大きなメリットがあると言えます。

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スプレッドシートのデメリットをカバーできるタスク管理ツール

以下では、スプレッドシートでタスク管理するデメリットをカバーするツールをご紹介します。  チームで円滑なタスク管理を実現するには、情報の一元管理が必要です。具体的には、タスク、社内情報、メッセージをひとつのツールで管理することを指します。  Googleスプレッドシートをはじめとする表計算ソフトでは、あらゆる機能を応用した「タスク」の管理が可能です。一方で、タスクに取り組むために必要な「社内情報」や、タスクに関するやりとりができる「メッセージ」は、別のツールを併用して管理しなければなりません。  そのため、タスクに関する情報が分散してしまうので、必要な情報を探すのに時間がかかってしまい、進捗のマネジメントも非効率になります。タスク管理を一元管理できるツールは、プロジェクト管理・タスク管理に関する機能がオールインワンで詰まっているBacklogが最適と言えます。

タスク管理機能がオールインワン:Backlog

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Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、タスク管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

  • IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。
  • 導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。
  • エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

  • スタータープラン:2,640円/月(ユーザー数30人まで)
  • スタンダードプラン:12,980円/月(ユーザー数無制限)
  • プレミアムプラン:21,780円/月(ユーザー数無制限)
  • プラチナプラン:55,000円/月(ユーザー数無制限)

Backlogの料金の詳細はこちらから

Googleスプレッドシートでのタスク管理方法まとめ

Googleスプレッドシートでタスク管理シートを効率的に作成するには、公式のテンプレートをダウンロードして利用しましょう。一方で、スプレッドシートはタスク管理専門のツールでなく、タスク以外の情報も適切に管理できないので、円滑なタスク管理を実現するには不十分です。  タスクに関するあらゆる情報を一元管理するためには、Backlogのようなツールを使った管理が必要です。Backlogは、タスク管理・プロジェクト管理に関する機能がオールインワンで詰まっているツールです。  無料でトライアルできるので、ぜひBacklogでチームのタスク管理と情報の一元化を実現しましょう。 

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