Google ToDoリストをGoogle カレンダーと連携すれば、どちらか一方でToDo管理するよりも便利になります。  しかし、実際はどちらか一方のツールしか利用していないことや、別々で利用して情報が分散していることが多く、「スケジュールとToDoがバラバラで仕事がしにくい」という経験をされた方も多いのではないでしょうか。  そこで今回は、Google ToDo リストとGoogleカレンダーを連携して利用する方法を中心にご紹介します。今よりもToDo管理を効率化して、チーム全体の生産性を高めたい担当者の方は必見です。

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Google ToDoリストとGoogleカレンダーの連携について

Google ToDoリストとGoogleカレンダーは、それぞれ「ToDo管理」「スケジュール管理」に特化していますが、両者を連携することで利便性をさらに高められます。具体的には、会議や出張などの大きな予定だけでなく、ToDoに取り組むための小さな予定もスケジュール管理すれば、目の前の仕事に集中できるようになります。Google ToDoリストとGoogleカレンダーの連携には、難しい操作は一切必要ありません。Webアプリ版のGoogleカレンダーであれば、表示されているGoogle ToDoリストのアイコンから利用し、スマホアプリ版では「タスク」からGoogle ToDoリストの機能が利用できます。<Webアプリの場合>  

タスクの追加の選択画面

<スマホアプリの場合>

タスクの追加の選択画面

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基本的な活用法

以下では、Google ToDoリストを利用したことがない方でもわかるように、基本的な活用方法をご紹介します。(本記事では、Webアプリ版での活用法をご紹介します。)

新しいリストを作成する

以下では、「リスト」の作成方法をご紹介します。リストを作成すれば、ToDoをカテゴリーごとに分類できるので、特定のToDoだけを確認したいケースで有効です。また、やるべきことが整理されるので、ToDoの抜け漏れに気づきやすくなるメリットがあります。まずはじめに、Googleカレンダーを起動します。 

Googleカレンダーの基本画面

  Google カレンダーの右上にあるGoogle ToDo リストのアイコンをクリックします。 

GoogleToDoリストの選択画面

  Google カレンダーの右側に、Google ToDo リストが起動します。マイタスクの横にある[▼]をクリックし、表示される[新しいリストを作成]をクリックしましょう。今回は「議事録作成」のリストを作成します。 

新しいリストの作成
議事録作成リストの表示画面

「マイタスク」の下に、「議事録作成」のタスクが作成されました。カテゴリーではなく、日付でリストを作成する方法もあります。

タスクを追加する

以下では、「タスク」の追加方法をご紹介します。タスクは「やるべき作業」を指す言葉で、ToDoと同じような意味で使われます。タスクを目に見える形で管理すれば、頭のなかがクリアになるので、目の前の作業に集中して取り組めるなどのメリットが得られます。はじめに、先ほど作成したリスト内にある[タスクを追加]をクリックします。そして、[タイトル/詳細/日時]の項目が表示されるので、任意の情報を入力します。 

タスクの追加の選択画面
タスク作成後の表示画面

  詳細の入力欄は幅が狭く、メモ程度の情報しか管理できないので注意しましょう。

サブタスクを追加する

以下では、「サブタスク」の追加方法をご紹介します。タスクは、メインタスクとサブタスクのように、階層構造に分けられる場合があります。たとえば、メインタスク「WEBページ作成」があれば、サブタスク「商品ページ作成」「料金ページ作成」「企業紹介ページ作成」と、より詳細なタスクに分解されるイメージです。タスクを階層構造で管理すれば、何をすべきかが具体的に理解できるので、作業の質が向上し、進捗の遅れもなくなるなどのメリットが得られます。はじめに、先ほど作成したタスクの右側にある[︙]をクリックし、表示される[サブタスクを追加]を選択します。 

サブタスクを追加の選択画面

  サブタスクの[タイトル/詳細/日時]が表示されるので、任意の情報を入力しましょう。今回は、アジェンダの確認をサブタスクにします。 

サブタスクの入力画面
サブタスク作成後の画面

  メインタスクと比較して、サブタスクの表示位置が一段下がっているので、すぐに見分けがつきます。

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応用的な活用法

基本的な活用方法だけでもToDo管理はできますが、さらに便利に使えるように、以下ではGoogle ToDoリストの応用的な活用法をご紹介します。

タスクの繰り返し設定をする

以下では、「タスクの繰り返し」の設定方法をご紹介します。定期的なタスクや習慣化されたタスクは、ひとつひとつ設定するよりも、まとめて一括で登録した方が効率的です。また、個別で設定するとタスクの抜け漏れや入力ミスをしてしまう可能性も考えられます。[タスクを追加][日時]を選択し、表示される[繰り返し]をクリックします。 

繰り返しの選択画面

  詳細オプションが表示されるので、任意の情報を入力しましょう。 

繰り返しの詳細設定画面

カレンダーに表示させる

以下では、「カレンダーに表示させる」方法をご紹介します。Google ToDoリストで管理するタスクを、Googleカレンダーに表示すれば、タスクと予定を一元管理できます。ツールの切り替えが必要ないので、スケジュールの確認が効率化されます。Googleカレンダーの左下にある[マイカレンダー]を選択し、[ToDo リスト]のチェックボックスにチェックを入れます。 

チェックボックスの選択画面
タスクのカレンダー表示画面

  以上のように、Google ToDoリストで作成したタスクが、Googleカレンダー上に表示されます。 

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Google ToDoリストの注意点

これまで、Google ToDoリストの便利な活用方法をご紹介してきました。一方で、Google ToDoリストで本格的にタスク管理する前に知っておくべきポイントがいくつかあります。以下は、Google ToDo リストの3つの注意点です。 

  • 個人のToDo管理に適している
  • ToDoの終了日時は設定できない
  • ToDoの一覧確認には向かない

「個人のToDo管理に適している」は、Google ToDoリストには共有機能がないので、個人で完結するToDo管理に向いているということです。また、特定のユーザーとGoogle カレンダーを共有しても、ToDoリストは共有されません。  「ToDoの終了日時は設定できない」は、Google ToDo リストは開始以降のToDoに特化しているツールなので、タスクの締め切りを設定できないということです。そのため、タスクを基準にスケジュールを組み立てるビジネスマンには、使い勝手が悪い可能性があります。  「ToDoの一覧確認には向かない」は、リストで分類されたタスクを一覧で確認する方法がないので、何度もリストを切り替えて確認する必要があるということです。タスクが一覧で表示されない状況では、全体の進捗が把握できないので、タスクが徐々に溜まっていってしまいます。  Google ToDoリストには便利な機能がありますが、プライベート以外での利用には不向きであると言えます。そのため、チームやビジネス利用でToDo管理しようと考えている方は、これらの特徴をカバーできるツールを導入する必要があるでしょう。

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Google ToDoリストの特徴をカバーするおすすめのツール

以下では、Google ToDoリストの特徴をカバーするおすすめのツールをご紹介します。  ToDoリストはやるべきことを期限までに、一定以上の質で完了させるために管理します。そのため、「ToDoの終了日時を設定できること」「チームや社員個人のタスクが一覧で管理できること」の2つが、ツールに求められる条件です。  そのため、仕事でToDoを管理したい場合には、「チームでリストを共有できるツール」が必要不可欠です。自分のやるべきことだけでなく、ほかの社員のToDoも把握できればスケジュールの調整がしやすくなり、コミュニケーションも活性化されます。  しかし、ツールであれば何でも良いわけではなく、ToDo管理に必要な機能がオールインワンで詰まっているBacklogのようなツールが必要です。  Backlogは、社員全員のToDoをまとめるタスク管理機能中心で、担当者や期限、ステータスなどで一覧表示できるので、ToDo管理に必須な機能を自由に使うことができます。

IT企業のToDo管理なら:Backlog

Backlog

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Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、タスク管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

  • IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。
  • 導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。
  • エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

  • スタータープラン:2,640円/月(ユーザー数30人まで)
  • スタンダードプラン:12,980円/月(ユーザー数無制限)
  • プレミアムプラン:21,780円/月(ユーザー数無制限)
  • プラチナプラン:55,000円/月(ユーザー数無制限)

Backlogの料金の詳細はこちらから

Google ToDoリストとGoogleカレンダーでタスク管理する方法まとめ

Google ToDoリストとGoogleカレンダーを連携すれば、やるべきことに集中できる環境が整いますが、メンバーが増えた場合などビジネスで利用するのには不向きです。  そのため、チームでToDo管理する必要がある場合には、Backlogのようなツールを使った管理が必要です。Backlogはタスク管理だけでなく、コメント機能や情報共有機能などのToDo管理に必要な機能が、「過不足なく」活用できるツールです。  無料でトライアルできるので、ぜひBacklogでチーム全体のToDoを管理して、業務の効率化を図りましょう。 

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