メールサービスのGmailは、Googleが提供するほかのサービスと連携すればより便利に利用できます。一方で、Gmailを上手く使いこなせないので「メールが溜まってしまって、対応すべきメール(タスク)がどこにあるのか分からない。」と頭を抱えている方も多いのではないでしょうか。   タスクが把握できなくなると業務全体に影響が出てしまうので、何としても避けなければなりません。そこで今回は、Gmailの受信メールをタスク化して管理する方法を中心にご紹介します。   社員がメール管理やタスク管理を徹底できる環境を整えたい担当者の方は必見です。

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豊富な機能でチームのタスク・プロジェクトを効率的に管理できるツール「Backlog」。

ITリテラシーが高いチーム・若手中心のチーム・中〜大企業には最適のツールです。
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なぜGmailの受信メールをタスク管理する必要があるのか?

Gmailの受信メールをタスク管理すればメール業務の課題が解決されます。Gmailで仕事をしていると衝突する代表的な課題は以下の2つです。  

  • メールの抜け漏れ
  • メールボックスからメールを探す手間

解決策としては、メールボックス以外の場所から大切なメールのみアクセスできるようして、抜け漏れが発生する可能性を下げる方法があります。メールボックス以外の場所で管理すれば、大量のメールのなかから特定のメールを探す必要がなくなるので業務効率の向上も期待できます。   以上のようにGmailで仕事をしているビジネスマンが抱える課題を解消し、快適な情報管理をするためにはメールのタスク管理が必要不可欠です。

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【Google ToDoリスト】Gmailの受信メールをタスクにする方法

Gmailのメールをタスクとして管理するためにはGoogle ToDoリストを活用します。ToDoリストを用いると大量のメールが届いても「メールの抜け漏れ」を防げます。   以下では、GmailとGoogle ToDoリストを使ってメールをタスク管理する方法をご紹介します。

PCでタスク化する方法

はじめに、PCでGmailのメールをタスク化する方法をご説明します。所要時間は1分程度なので誰でも簡単にメールのタスク管理ができます。   まず、WebブラウザでGmailを開きます。   Gmailが開いたら画面右上の[Google ToDoリスト]のアイコンをクリックします。  

ブラウザ版GmailからGoogle ToDoリストを起動する手順

Google ToDoリストが画面右側に表示されます。 次に、タスク化したいメールを右側のGoogle ToDoリストへドラッグ・アンド・ドロップします。  

ブラウザ版GmailでメールをGoogle ToDoリストへタスク化する手順

Google ToDoリストでタスク化されたメールの紹介

該当のメールがGoogle ToDoリスト上にタスクとして表示されます。   以上の操作でPCでのメールのタスク化は完了です。受信メールだけでなく送信メールも同様の操作でタスク化できるので、仕事で大量のメールをやりとりしているビジネスマンにとっておすすめの機能です。

スマホでタスク化する方法

次に、スマホ版のGmailアプリからメールをタスク管理する方法をご説明します。スマホでメールのタスク化ができれば、通勤や出張などでPC作業がしにくい環境でも仕事が進められるので効率的です。   まず、Gmailアプリを起動してタスク化したいメールを開き、画面右上の[・・・]をタップします。   アプリ版GmailのメールをGoogle ToDoリストへ登録する手順

操作の一覧が表示されるので[ToDoリストに追加]をタップします。   アプリ版Gmailで[ToDoリストへ追加する]を選択する画像アプリ版Google ToDoリストにメールが追加された画像 Google ToDoリストのアプリに画面が切り替わり、該当のメールがタスクとして登録されているのが確認できます。   以上でスマホからメールをタスク化する操作は完了です。Google ToDoリストのアプリをダウンロードし、Gmailと同じアカウントでログインしておくとスムーズです。

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【Google ToDoリスト】タスク化した受信メールを素早く表示する方法

Google ToDoリストにタスクとして登録したメールの内容がすぐに確認できれば、「メールボックスからメールを探す手間」を減らせます。   以下では、タスク化した受信メールを素早く表示する方法をPCとスマホに分けてご紹介します。

PCから確認する方法

はじめに、PCからタスク化したメールの内容をすぐに確認する方法をご説明します。   まず、WebブラウザでGmailを開き、画面右側のGoogle ToDoリストのアイコンをクリックします。   次に、該当のメールが登録されているタスクを探し、[メールアイコン]が表示されている箇所をクリックします。  

ブラウザ版Google ToDoリストからメールを開く手順
ブラウザ版Google ToDoリストからメールが開かれた画像

画面中央に該当のメールの内容がワンクリックで表示されます。   以上がPCからGoogle ToDoリストへ登録したメールの内容を素早く確認する方法です。メールをひとつひとつ確認したりメールに目印をつけたりしなくても、手間と時間をかけずに該当のメールを発見できるのは大きなメリットです。

スマホから確認する方法

次に、スマホのGoogle ToDoリストアプリからすぐにメールの内容を確認する方法をご説明します。   まず、Google ToDoリストアプリを起動して該当のタスクを探し、[メールアイコン]が表示されている箇所をタップします。   スマホ版Google ToDoリストアプリからメールを開く手順スマホ版Google ToDoリストアプリからメールが開かれた画像 Gmailアプリに切り替わり、該当のメール内容が表示されます。   以上がスマホからGoogle ToDoリストへ登録したメールの内容を素早く確認する方法です。とくに時間のない移動中などですぐにメール内容を確認したいときに活躍する機能です。

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すべての仕事のタスクを一元管理できるおすすめのツール

以下では、すべての仕事のタスクを一元管理できるおすすめのツールをご紹介します。   GmailとGoogle ToDoリストを連携させれば、メールボックスから任意のメールをタスク管理できるようになります。一方で、Google ToDoリストでメール以外のタスクもまとめて管理するのにはデメリットとなる特徴が3つあります。  

  1. タスクの共有機能がない

チームでの利用には向いておらず、個人向けのタスク管理に特化しています。

  1. タスクを一覧で確認できない

リストで分類されたタスクを一覧で確認する方法がなく、全体の進捗が把握しにくいです。

  1. 締め切りを設定できない

タスクの期限を基準にスケジュールを組む社員にとっては使いにくい可能性があります。 そのため、Google ToDoリストのデメリットもカバーしつつ、Gmailのメールもタスク管理するためにはBacklogの導入が不可欠と言えます。   Backlogにはガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバン形式のタスク管理機能など、タスク管理に関する機能がオールインワンで詰まっています。そのため、ツールを一元化でき、管理が複雑になる心配もありません

タスク管理に関する機能がオールインワン:Backlog

Backlog

https://backlog.com/

Backlogは、機能が豊富でカスタマイズ性の高いタスク管理・プロジェクト管理ツールです。ガントチャート機能やマイルストーン機能、カンバンボード形式のタスク管理機能が備わっており、タスク管理に必要な機能がオールインワンで詰まっています。

こんなチームにオススメ

  • IT企業・ITツールに慣れている若手中心の企業…ITリテラシーが高ければ、すぐに使いこなせます。
  • 導入担当者を1人割り当てられる、中〜大企業…導入担当者が利用方法を設計し浸透させれば、問題なく利用できます。
  • エクセルやスプレッドシートを使ったタスク管理に限界を感じているチーム…タスク管理・プロジェクト管理に特化した機能が完備されています。

Backlogの料金

  • スタータープラン:2,640円/月(ユーザー数30人まで)
  • スタンダードプラン:12,980円/月(ユーザー数無制限)
  • プレミアムプラン:21,780円/月(ユーザー数無制限)
  • プラチナプラン:55,000円/月(ユーザー数無制限)

Backlogの料金の詳細はこちらから

Gmailの受信メールをタスク化して管理する方法を徹底解説!まとめ

Gmailのメールをタスク化して管理するためには、GmailとGoogle ToDoリストの連携がおすすめです。しかし、本格的な利用の前に、チームでのタスク共有はできないなどのデメリットがあることも理解しておく必要があります。   メールだけでなく業務に関するあらゆるタスクを一元管理して情報の分散を防ぐためには、Backlogのようなツールを使った管理が必要です。Backlogはほかの社員のタスクも共有可能なので進捗が把握しやすく、タスク管理を一元化できるツールです。   無料トライアルもできるので、ぜひBacklogでGmailのメールも含めたタスクの一元管理をしましょう。

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